Что такое архив каково его назначение. Архив - что такое? Типы архивов. Извлечение данных и их архивирование

Архив

Архи́в

сущ. , м. , употр. сравн. часто

Морфология: (нет) чего? архи́ва , чему? архи́ву , (вижу) что? архи́в , чем? архи́вом , о чём? об архи́ве ; мн. что? архи́вы , (нет) чего? архи́вов , чему? архи́вам , (вижу) что? архи́вы , чем? архи́вами , о чём? об архи́вах

1. Архив - это учреждение, занимающееся хранением и описанием различных документов прошлого: рукописей, фотографий, карт и т. д.

Государственный исторический архив. | Архив документальных фильмов.

2. Архив какого-либо учреждения - это место (отдел, комната, шкаф), где в определённом порядке хранятся старые документы, которые не актуальны в данное время.

Сдать дело в архив. | Поискать в старых архивах что-либо.

3. Чей-либо архив - это собрание писем, рукописей, документов, фотографий и т. п., которые связаны с жизнью и работой какого-либо человека, организации и т. д.

Личный архив Толстого. | Семейный архив.

Толковый словарь русского языка Дмитриева . Д. В. Дмитриев. 2003 .

Смотреть что такое "архив" в других словарях:

- (лат. archivum). Место хранения оконченных дел в каком либо присутственном месте. Словарь иностранных слов, вошедших в состав русского языка. Чудинов А.Н., 1910. АРХИВ лат. archivum. Место хранения оконченных дел какого либо присутственного места … Словарь иностранных слов русского языка

АРХИВ. А. называют, во первых, учреждение, на обязанности к рого лежит хранение документальных источников, во вторых помещение, в к ром хранятся документы, и в третьих самые собрания источников (собрания архивных материалов). Последние принято… … Литературная энциклопедия

АРХИВ, архива, муж. (лат. archivum). 1. Учреждение для хранения старых документов и письменных памятников. Архив иностранных дел. Военно исторический архив. Работать в архивах. 2. Отдел учреждения, где хранятся старые документы, книги, оконченные … Толковый словарь Ушакова

архив - а, м. archives pl., нем. Archiv, лат. archivum. 1. Учреждение, занимающееся хранением, систематизацией и описанием письменных и графических памятников прошлого. БАС 2. 4 человека из них <секретарей> учинены будут сберегателями Архивов… … Исторический словарь галлицизмов русского языка

- (латинское archivum, от греческого archeion присутственное место), учреждение или его часть, хранящая документы; совокупность документов, образовавшихся в результате деятельности учреждений, предприятий и отдельных лиц. Современные крупные архивы … Современная энциклопедия

Сдать в архив.. Словарь русских синонимов и сходных по смыслу выражений. под. ред. Н. Абрамова, М.: Русские словари, 1999. архив картотека Словарь русских синонимов … Словарь синонимов

- (archive) Хранилище документов, магнитных дисков и лент, содержащих редко востребуемую информацию. Многие компьютерные пользователи имеют собственные архивы, состоящие из копий дисков или лент, содержащих необходимую информацию. В случае… … Словарь бизнес-терминов

В информатике организованная совокупность информационных массивов или программ, длительно хранимых на внешних машиночитаемых носителях с целью обеспечения возможности их дальнейшего использования. По английски: Archive См. также: Архивные… … Финансовый словарь

архив - [В.А.Семенов. Англо русский словарь по релейной защите] архив В автоматизированных системах управления совокупность массивов или файлов, обеспечивающих хранение и постоянную доступность всей информации, необходимой для нормального… … Справочник технического переводчика

Архив - (от гр. archeion присутственное место, учреждение; лат. archivum; англ. archive, Record Office, registry) 1) совокупность документов, снимков, корреспонденции, рукописей, дел, относящихся к деятельности какой либо организации или гражданина.… … Энциклопедия права

- (лат. archivum от греч. archeion присутственное место),..1) учреждение или его часть, хранящая документы2)] Совокупность документов, образовавшихся в результате деятельности учреждений, предприятий и отдельных лиц … Большой Энциклопедический словарь

Возле заголовков документов на нашем сайте вы видите непонятные обозначения, вроде такого:

Что это значит и зачем мы это пишем?

Это называется «архивный шифр» и служит точным адресом документа.
Расшифровываются буквенные сокращения так:

Государственный архив Российской Федерации. Фонд 111. Опись 5. Дело 669. Листы 342, 347-347 оборот, 374.

Все равно непонятно? Давайте разбираться.

Представьте себе огромное здание, в котором десятки больших хранилищ заставлены стеллажами с документами. Речь идет зачастую о сотнях тысяч дел и миллионах листов. Их, конечно же, нужно сохранить в целости. Но в них еще нужно как-то ориентироваться, знать, где что лежит, уметь быстро найти нужное. Как придумать такую систему классификации документов, чтобы их было легко найти, чтобы вновь поступающие части архивов (например, дела какого-то учреждения за следующие несколько лет) легко соединялись с предыдущими, чтобы связанные друг с другом документы не оказались разрозненными? Этим вопросом много занимались теоретики архивоведения в конце XIX - начале XX в. И пришли к убеждению, что лучший способ - это хранить архивы в соответствии с так называемым «принципом единства происхождения». На самом деле, это очень простая и логичная система. Архивы сохраняются так, как они сформировались - как архивы учреждений или частные, фамильные (человек или учреждение, к которым восходит данный архив, называется «фондообразователь»).

Вы, наверное, уже заметили, пока это читали, что слово «архив» имеет два значения: 1) архив как учреждение, где хранятся архивы, 2) архив как комплекс документов одного фондообразователя: архив писателя, поэта, ученого, архив дворянской семьи, архив завода, министерства, правительственного учреждения. Чтобы отличать первое от второго, архивисты пользуются термином «фонд». Фонд - это и есть архив во втором смысле, архив человека или учреждения, хранящийся в государственном архиве. Каждому фонду присваивается свой номер.

Фонд может быть маленьким, всего из нескольких папок («дел»), а может быть и очень большим, из тысяч и десятков тысяч дел. Дело - это документы, хранящиеся в особой папке, или конверте, и имеющие общий заголовок и номер по описи фонда. Листы в каждом деле обязательно пронумерованы, причем, в отличие от книжных страниц, в архивах принято ставить номер именно на листе. В книжке номер есть на каждой страничке, и на лицевой стороне, и на оборотной. Получается, что на листе книги (физическом листе бумаги) стоит два номера, по одному на каждую страницу. В архивах так не делают, номер ставят только на лицевой стороне - каждому физическому листу бумаги один номер. А если при цитировании нужно сослаться на текст, расположенный на обороте листа, то так и пишут, как в нашем примере: Лист 347 оборот (Л. 347 об.)

Остается объяснить, что такое «опись». Опись - это перечень дел фонда, по порядку, с номером дела и заголовком. А теперь представьте себе, что существует большое учреждение-фондообразователь, которое каждый год (ну, или раз в несколько лет) сдает в государственный архив новую порцию своих документов. То есть этот фонд постоянно пополняется. Тогда поступают так: на документы, сданные за один раз, составляют опись и дают ей номер, и документы в ней нумеруют по порядку (обычно их располагают группами по годам и структурным частям учреждения: материалы секретариата, отдела кадров, других отделов). Когда придет следующая порция документов, на них составят новую опись, дадут ей следующий номер (например: опись 2), и в ней снова пронумеруют дела по порядку, начиная с 1. При этом обе описи, и все последующие, будут относиться к тому же самому фонду. Вот и получается наш архивный шифр: название архивного учреждения, номер фонда, номер описи, номер дела и номера листов.

ГА РФ. Ф. 111. Оп. 5. Д. 669. Л. 342, 347-347 об., 374.

латинское archivum, от греческого archеion - присутственное место), 1) учреждение или его часть, хранящая документы. 2) Совокупность документов, образовавшихся в результате деятельности учреждений, предприятий и отдельных лиц.

Отличное определение

Неполное определение ↓

АРХИВЫ

ед. ч. лат. archivum, от греч. arxeion) - самостоят. учреждения или отделы в учреждениях, орг-циях, предприятиях, хранящие документ. мат-лы, а также совокупность док-тов, образовавшихся в результате деятельности учреждений, обществ и отдельных лиц. В качестве собрания источников А. служат целям науч. исследований, используются для практич. нужд х-ва и гос. управления. -***-***-***- I. Архивы в дореволюционной России и СССР История возникновения и развития архивов в дореволюционной России Древнейшие памятники письменности и А. Самые древние памятники письменности, относящиеся к 9-6 вв. до н. э., были обнаружены в Закавказье на терр. одного из ранних рабовладельч. гос-в мира - Урарту. Это глиняные таблички с клинописным текстом, а также клинописные надписи на камнях и предметах (бронз. чашах, глиняных сосудах, воинских доспехах и оружии). От античных городов в Северном Причерноморье (5-5 вв. до н. э.) сохранился т. п. "мраморный А." в виде большого количества надписей на камнях алтарей и жертвенников, на стенах и колоннах храмов и т. д., содержащих мирные договоры, законы, решения нар. собраний, отчеты должностных лиц и пр. Сохранилось нек-рое количество памятников, содержащих сведения о письменности в рабовладельч. гос-вах Ср. Азии. Обнаружены черепки от крупных сосудов с надписями, относящимися к 1 в. до н. э. и характеризующими экономич. отношения и систему гос. управления б. Парфянского царства. На терр. Хорезма было найдено ок. 140 док-тов, написанных на дереве и коже тушью на др.-хорезмийском яз. (самые ранние относятся к 3 в. н. э.). На горе Муг, в верховьях Зеравшана, были обнаружены док-ты 8 в. н. э. на согдийском яз. Были найдены док-ты, относящиеся к 1-й четв. 8 в. и содержащие сведения о борьбе народов Ср. Азии с арабами, данные о х-ве Согдианы, сборе налогов, гос. управлении. Известны также док-ты из А. гос-ва Саманидов (кон. 9-10 вв.). Наряду с центр. А. гос-ва существовали А. отд. земель. В это время дерево, кожа, пергамент стали заменяться бумагой. Появлялись и частные А. - библиотеки крупных феодалов. Ибн-Сина оставил подробное описание А.-библиотеки саманидского эмира. Аналогичные А. появлялись в это время и у др. народов. Сохранилось, напр., св. 23 тыс. древнейших арм. рукописей; нек-рые из них относятся к кон. 4 в. Значит. часть их собрана в Матенадаране (Арм. ССР). К 10 в. относится довольно широкое развитие письменности в Грузии и зарождение А. А. в Киевской Руси и в период феодальной раздробленности (9-15 вв.). Зарождение А. в Киевской Руси связано с появлением и развитием письменности. Первый дошедший до нас документ на слав. яз. - надпись кириллицей на глиняном сосуде - относится к 1-й пол. 10 в. На княж. дворе стали накапливаться и храниться наряду с веществ. ценностями и книгами договоры князей с Византией, княж. грамоты, записи суд. решений, духовные, вкладные грамоты и др. док-ты. Помимо княж. двора, наиболее известными хранилищами письм. мат-лов были собор св. Софии, Десятинная церковь в Киеве, Киево-Печерский и Михайловский Выдубицкий монастыри, собор св. Софии в Новгороде. В выделившихся из Киевского гос-ва в период феод. раздробленности княжествах и феод. республиках появились новые виды док-тов. Борьба между княжествами влекла за собой заключение договоров. До нас дошли договоры с зап. соседями Смоленского кн-ва, Полоцкой земли, Новгорода, Пскова. Приглашения князей отдельными землями также оформлялись в договорах. Док-ты А. использовались в политич. борьбе. Полномочия княж. наместников определялись уставными грамотами. Большое распространение получила выдача жалованных грамот князьями. В это время складывались княж. и монаст. А. Частично сохранились А. новгородского Софийского собора, Кирилло-Белозерского, Троице-Сергиева, Соловецкого и др. монастырей. Археол. экспедиции начиная с 1951 обнаружили в Новгороде и др. городах св. 375 грамот на бересте, самые ранние из к-рых относятся к 11-12 вв. Находки берестяных грамот свидетельствуют о распространении письменности среди населения Руси в 11-15 вв., а также о зарождении частных А. не только у крупных феодалов и купцов, но, возможно, и у нек-рых ремесленников. Наиболее важные док-ты хранились при церквах, в монастырях. Так, при Троицком соборе (Псков) был "ларь", в к-ром хранились вечевые постановления, решения соборов духовенства, духовные завещания, заемные записки, платежные расписки частных лиц и др. Док-ты писались на пергаменте, деревянных досках, бересте, а с сер. 14 в. - на бумаге. В 11-13 вв. на Руси отд. лица начали коллекционировать рукописи религ., ист., художеств. содержания. Собрания рукописей образовались у князей Ярослава Мудрого, Святослава и Всеволода Ярославичей, новгородского епископа Луки Жидяты и др. От периода феод. раздробленности сохранилось мало док-тов, б. ч. их погибла. А. в Русском централизованном государстве (15-17 вв.). С объединением рус. земель вокруг Москвы происходила концентрация А. феод. княжеств. Они вошли в "Царский А." в Москве. В сохранившейся описи его (2-я пол. 16 в.) упоминаются ок. 240 ящиков док-тов: тверских, рязанских, смоленских, черниговских, ярославских и др. князей и значит. количество мат-лов о внутр. управлении и внеш. сношениях Рус. гос-ва со странами Зап. Европы и Востока. Во время польск. и швед. интервенции в нач. 17 в. "Царский А." был частью вывезен в Польшу, оставшиеся док-ты поступили в А. Посольского приказа. В 16-17 вв. образовывались крупные А. при приказах, ведавших отд. отраслями гос. управления. Док-ты в этот период писались на бумаге и для хранения склеивались в столбцы. Наиболее крупные А. сложились при Посольском, Разрядном и Поместном приказах. В А. Посольского приказа (возник в сер. 16 в.) отложились мат-лы по дипломатич. и торг. сношениям России со странами Зап. и Юго-Вост. Европы (нем. княжествами, Англией, Францией, Голландией, Данией, Швецией, Испанией, итал. гос-вами, Польшей, Венгрией, Грецией, Молдавией и др.), с гос-вами Востока (Китаем, Индией, Ираном, Турцией, ср.-азиат. ханствами и др.). Док-ты охватывают период с 15 в. по 1-ю четв. 18 в., когда Посольский приказ был упразднен. Они представляют собой грамоты иностр. правителей и рус. вел. князей и царей, мирные и торг. договоры России с др. гос-вами, переписку с рус. посольствами за границей, статейные списки и наказы послам и др. В А. Разрядного приказа (возник в 1-й пол. 16 в.) сохранились док-ты с сер. 16 в. до нач. 18 в.: боярские книги и списки, разрядные книги, донесения о театрах воен. действий и т. п. В А. Поместного приказа (возник в сер. 16 в.) отложились док-ты, характеризующие развитие феод. собственности на землю и процесс закрепощения крестьян: писцовые, переписные, отказные, межевые книги, дела о пожаловании, продаже и обмене земель, сыске беглых крестьян и холопов, регистрации крепостных актов на землю и крестьян и др. На местах - сначала при наместниках и волостелях, а с 17 в. при приказных избах воевод - образовывались свои А. Крупные А. сложились при Троице- Сергиевом, Кирилло-Белозерском, Соловецком, Волоколамском и др. монастырях. В 17 в. увеличилось число частновладельч. А. Сохранились А. Строгановых, стольника А. И. Безобразова, боярина Б. И. Морозова и др. Развитие просвещения и рост культуры в России значительно расширили круг коллекционеров старопечатных книг, древних рукописей, летописей. Собрания ист. и художеств. письм. памятников в 16 в. имелись у Максима Грека, царя Ивана IV, кн. А. М. Курбского, А. Ф. Адашева, в 17 в. - у новгородского воеводы М. Татищева, стольника В. Н. Собакина, царя Алексея Михайловича, окольничего Ф. М. Ртищева, бояр А. Л. Ордина-Нащокина, А. С. Матвеева, кн. В. В. Голицына, патриарха Никона и др. Наиболее ценные греч., лат. и др.-рус. рукописи хранились в библиотеках: Патриаршей, Печатного двора и Посольского приказа. А. России в 18 в. Реорганизация гос. аппарата, проведенная Петром I в 1-й четв. 18 в., существенно отразилась на состоянии А. Возникли А. при новых учреждениях - Сенате и коллегиях. Док-ты упраздненных учреждений частично передавались в новые учреждения, частично во вновь создаваемые ист. А. Первый ист. А. был создан из док-тов Посольского приказа и в 1724 назван "Генеральным А. старых государственных дел" (позже переименован в Моск. А. Коллегии иностр. дел). По Генеральному регламенту 1720, определявшему порядок работы коллегий, А. официально были отделены от канцелярий, установлены порядок и сроки сдачи дел в А., введены должности архивариусов. Однако намеченная регламентом организация двух А. для концентрации в них док-тов всех коллегий не была осуществлена, т. к. каждая коллегия создала собств. А. При губ. и уездных учреждениях также были образованы А., в к-рые были переданы и док-ты ликвидированных местных учреждении 16-17 вв. Во 2-й пол. 18 в., в связи с новой реформой гос. аппарата, для хранения док-тов упраздненных коллегий, контор, канцелярий и экспедиций было основано 2 ист. A.: Гос. Санкт-Петербургский А. старых дел (1780) и Гос. Моск. А. старых дел (1782). В них поступили мат-лы и тех приказов, к-рые Петр I передал коллегиям. Дела Разрядного приказа после упразднения Моск. конторы Сената были объединены в 1763 с А. его конторы в Разрядно-сенатский А., по существу также ист. А. Из дел Поместного приказа и материалов б. Вотчинной коллегии был образован в 1786 Поместно-вотчинный А. Док-ты о проведении генерального межевания земель были сосредоточены с 1768 в Межевом А. (позже Гл. межевой А.). По губернской реформе 1775 на местах был создан сложный аппарат управления с большим числом адм., суд. и финанс. учреждений, при к-рых возникли текущие А. В 18 в. в связи со значит. успехами в развитии культуры, лит-ры и иск-ва возникли новые хранилища документов: А. Академии наук, в к-ром собирались фонды ученых; Рукописный отдел библиотеки АН, где сосредоточивались древнейшие летописи и др. ист. источники; Рукописный отдел б-ки Эрмитажа, собиравший также письм. памятники по рус. истории; А. Академии художеств, А. и библиотека с рукописным отделом при Моск. ун-те и пр. Развитие с. х-ва, пром-сти, внутр. и внеш. торговли в России привело к росту числа частных А. - поместно-вотчинных и фабрично-заводских. В 18 - 1-й пол. 19 вв. сложились крупные А.: Демидовых, Юсуповых, Шереметевых, Куракиных, Голицыных, Воронцовых. В 18 в. усилилось коллекционирование исторических док-тов. Крупные собрания древних рукописей сложились у Петра I, Екатерины II, Я. В. Брюса, В. П. Шереметева, Феофана Прокоповича, А. Д. Меншикова, Д. М. Голицына, А. П. Волынского, Г. А. Потемкина, А. А. Безбородко, А. Р. Воронцова, Н. И. Новикова, В. Н. Татищева, Г. Ф. Миллера, М. М. Щербатова, И. Н. Болтина, В. Н. Крестинина, И. И. Голикова, П. Н. Крекшина, П. И. Рычкова, П. Дубровского и др. Большие коллекции источников по древнему периоду рус. истории образовались в кон. 18 - нач. 19 вв. у канцлера Н. П. Румянцева и А. И. Мусина-Пушкина. А. России в 19 - начале 20 вв. Образование в нач. 19 в. министерств вызвало орг-цию текущих А. при них. В 1819 возникло Моск. отделение общего А. инспекторского департамента Гл. штаба, хранившее док-ты воен. учреждений 18 в. и воинских частей. В 1834 был создан при Мин-ве иностр. дел Гос. А. Российской империи - хранилище секретных мат-лов по истории борьбы царизма с революц. движением в 18 - нач. 19 вв., а также док-тов, относящихся к царской фамилии. В него была включена и часть упраздненного в 1834 С.-Петербургского А. старых дел. Моск. А. Коллегии иностр. дел был преобразован в Гл. моск. A. Мин-ва иностр. дел. В Петербурге в качестве А. текущего делопроизводства Мин-ва иностр. дел существовал С.-Петербургский главный А. Мин-ва иностр. дел (объединен в 1864 адм. руководством с Гос. архивом). В 1852 были основаны 4 ист. A.: Моск. А. Мин-ва юстиции (МАМЮ), возникший в результате слияния Разрядно-сенатского, Поместно-вотчинного и Гос. А. старых дел; А. древних актов в Киеве, Вильне и Витебске (фактически - с 1863). Последний в 1903 был слит с Виленским А. древних актов. В 1867 был учрежден Военно-ученый А. Гл. штаба на базе коллекций карт, планов, чертежей и военно-оперативных док-тов, хранившихся с 1797 в "Собственном его величества депо карт", а с 1812 - в составе А. Военно-топографическое депо. В 1869-1872 для хранения фондов дворцовых учреждений 16-18 вв. был создан Московский дворцовый А. В 1880 в Харькове был основан Исторический А. (хранил материалы по истории Левобережной Украины). Ист. А. подчинялись разным ведомствам. Наряду с множеством А., существовавших при местных учреждениях со времени губ. реформы 1775, по законам об учреждении министерств 1802 и 1811 предусматривалось создание при каждом министерстве неск. А. Из А. правительств. учреждений в 19-20 вв. наиболее крупными были А. Сената, Синода (возникли в 18 в.), Гос. совета, К-та министров, Совета министров, Гос. думы, Мин-ва земледелия и гос. имуществ, Мин-ва финансов, Мин-ва двора, Мин-ва нар. просвещения, Морского мин-ва, Гос. контроля; отделении "Собственной его величества канцелярии", наиболее крупным из к-рых был архив "Третьего отделения", сосредоточивший в своих фондах док-ты об орг-ции и деятельности высшей полиции, политич. розыска, наблюдении за иностранцами, печатью и издательствами, информац. сведения о всех "происшествиях" в стране (1826-80). С 1881 аналогичные мат-лы отлагались в А. Департамента полиции Мин-ва внутр. дел. Быстрое переполнение А. вызвало необходимость отбора док-тов, не представляющих ценности; последняя определялась министерствами самостоятельно, выделение док-тов к уничтожению поручалось чиновникам, не всегда понимавшим их значение. Отсутствие единого руководства ист. A., неудовлетворит. система хранения док-тов и ведомств. А. вызвали попытки архивной реформы. Проекты реформы принадлежали директорам Моск. А. Мин-ва юстиции Н. В. Калачову (1869), а затем Д. Я. Самоквасову (1899). В своих проектах они предлагали устройство гос. А. для концентрации в них док-тов из текущих А. учреждений, создание центр. органа для управления А. и подготовку архивных кадров. Эти проекты были отвергнуты пр-вом, т. к. осуществление их означало бы ликвидацию ведомств. собственности на А. Для борьбы с массовым уничтожением док-тов и орг-ции ист. А. были созданы в 1884 губернские ученые архивные комиссии, собравшие нек-рое количество ист. источников. Помимо гос. исторических и текущих ведомств. A., в 19 в., особенно во 2-й пол., увеличилось количество ист. док-тов, хранившихся при рукописных отделах библиотек, музеев и др. науч. учреждений и обществ. Самый крупный рукописный отдел образовался при Имп. Петерб. публичной б-ке (1814), куда поступили ценные памятники древней письменности: Остромирово Евангелие 1056-57, Изборник Святослава 1076, Лаврентьевский список Несторовой летописи, один из древнейших списков Ипатьевской летописи - Хлебниковский летописец, Карамзинский список I Софийской (Новгородской) летописи и др. Вторым по количеству и науч. ценности ист. источников, самые ранние из к-рых восходили к 11-12 вв., был Рукописный отдел Румянцевского музея (1862). В кон. 19 - нач. 20 вв. возникли музеи и библиотеки, концентрирующие в своих рукописных отделах письм. и др. материалы: Российский ист. музей, музей А. А. Бахрушина - по истории театрального иск-ва и т. д. Инициатива орг-ции музеев-А. и сбора док-тов писателей, художников, композиторов и др. принадлежала науч. об-вам и частным лицам. Правительств. учреждения не уделяли внимания охране и сбору частновладельч. А. В дореволюц. России не могли быть созданы А. революц. и обществ. орг-ций, действовавших нелегально. Док-ты о революц. орг-циях и партиях сохранились в осн. лишь в А. судебно-следств. и др. учреждений. До Окт. революции за границей удалось собрать и сохранить значит. количество рукописных и печатных мат-лов по истории Коммунистич. партии. В 1904 в Женеве по инициативе В. И. Ленина был создан А. при ЦК партии большевиков. В него поступали док-ты съездов партии, протоколы и решения центр. парт. учреждений, мат-лы редакций парт. газет и журналов. Ленин передал в А. много рукописей своих произв., док-тов и библиотеку (см. ниже - раздел Архивы организаций КПСС). Научная деятельность А. дореволюционной России состояла в издании описей и путеводителей и в публикации док-тов. Издание ист. источников в России получило довольно широкое развитие со 2-й пол. 18 в. Академия наук, а также отдельные историки напечатали ряд ценных источников. Были опубл. Радзивилловский и Никоновский списки летописи, "Русская правда" и др. Н. И. Новиков издал много памятников рус. истории в "Древней Российской Вивлиофике" (т. 1-10, СПБ, 1773-75; 2 изд., т. 1-20, М., 1788-91). Большую роль в издании ист. источников сыграли Об-во истории и древностей росс. при Моск. ун-те (осн. в 1804) и Комиссия печатания государственных грамот и договоров при Моск. А. Коллегии иностр. дел (учреждена в 1811). Значит. количество документов издала созданная в 1834 Археографическая комиссия, а также Русское историческое общество (учреждено в 1866), издавшее до Окт. революции 148 томов источников 15-19 вв. Кроме того, до революции были изданы ценные справочники: "Описание документов и бумаг, хранящихся в Моск. А. Мин-ва юстиции" (кн. 1-21, М., 1869-1921); "Сенатский архив" (т. 1-15, СПБ, 1888-1913); "Опись док-тов и дел, хранящихся в Сенатском А." (т. 1-3, СПБ, 1909-17); "Каталог Военно-ученого А. Главного штаба" (т. 1-4, СПБ, 1905-14); "Описание док-тов и дел, хранящихся в А. правительств. Синода" (т. 1-39, СПБ, 1868-1916); "Опись дел А. Гос. совета" (т. 1-21, СПБ, 1908-14); Н. И. Кайданов, "Систематич. каталог делам Департамента внеш. торговли" (СПБ, 1877);"Памятная книжка Моск. А. Мин-ва юстиции" (1890), "А. Мин-ва земледелия и гос. имуществ" (СПБ, 1904), "Памятная книжка сенатского А." (СПБ, 1913), "Описание рус. и словенских рукописей Румянцевского музеума" (сост. А. Востоковым, СПБ, 1842) и др. До Окт. революции 1917 отсутствовали необходимые условия для науч. использования док-тов. Доступ исследователей в А. был ограничен. В А., где находились наиболее важные политич. док-ты (Гос. А. Мин-ва иностр. дел, Военно-ученый А. и др.), можно было попасть только с разрешения царя или министра. Доступ в ведомств. А. фактически был закрыт для ученых. В А. "Третьего отделения", объединенный с А. Департамента полиции, лишь после революции 1905-07 было допущено несколько исследователей истории ре-волюц. движения в России. Февр. бурж.-демократич. революция 1917 не внесла улучшения в положение А. В первые дни Февр. революции были случаи массового уничтожения и хищений док-тов органов политич. розыска царизма и нек-рых др. правительств. учреждений при участии сотрудников этих учреждений. Врем. пр-во оставило все А. в руках чиновников б. царских министерств. Накануне Окт. революции оно вывезло из Петрограда часть важных политич. док-тов и рассредоточило их по разным городам, где нек-рые из них погибли. Отсутствие централизов. руководства А. в дореволюц. России и небрежное отношение чиновничества к док-там как ист. памятникам гибельно отражалось на состоянии А. Много А. погибло во время неприятельских нашествий на терр. России, а также от пожаров (особенно при пожаре Москвы в 1626) и др. стихийных бедствий. -***-***-***- Архивы в СССР Законодательство об А. После победы Окт. революции, на основании декрета СНК от 1 июня 1918 "О реорганизации и централизации архивного дела" и др. постановлений Сов. пр-ва, подписанных В. И. Лениным в 1918-20, все А. дореволюц. России и док-ты, образующиеся в результате деятельности учреждений, орг-ций и предприятий Сов. республики, были признаны общегос. нар. достоянием. В стране был образован Единый гос. архивный фонд (ЕГАФ) - совокупность принадлежащих Сов. гос-ву док-тов, имеющих научное, политич. и практич. значение, независимо от времени их происхождения, техники и способа воспроизведения. Для руководства ЕГАФ были созданы архивные органы, в работе к-рых в первые годы их существования активно участвовали видные сов. историки М. H. Покровский, В. В. Адоратский, Н. Н. Батурин, В. И. Пичета и др. Образованное в 1918 Гл. управление архивным делом и его учреждения на местах находились в ведении Наркомпроса. В 1922 органы архивного управления РСФСР были подчинены Президиуму ВЦИК. В последующие годы и в др. союзных республиках произошло подчинение архивных учреждений ЦИК соответствующих республик. Для общего руководства архивными фондами общесоюзного значения в 1929 при Президиуме ЦИК СССР было учреждено Центр. арх. управление (ЦАУ СССР). После утверждения Конституции СССР 1936 ЦАУ СССР было передано в ведение Наркомата внутр. дел, позже - МВД СССР. ЦАУ СССР было переименовано в Гл. архивное управление (ГАУ) МВД СССР. Такая же реорганизация произошла в союзных республиках. Указом Президиума Верх. Совета СССР от 13 янв. 1960 ГАУ МВД СССР было преобразовано в ГАУ при Совете Министров СССР. На ГАУ СССР законодательством возложены разработка правил, положений и инструкций о порядке концентрации, хранения, научно-технич. обработки, учета, экспертизы ценности и орг-ции использования док-тов Гос. архивного фонда (ГАФ) СССР, а также подготовка перечней док-тов, подлежащих концентрации в гос. А. ГАУ ведает также подготовкой - самостоятельно или совместно с др. науч. учреждениями - к изданию общесоюзных серий документ. сборников, организует выполнение А. запросов гос. учреждений на док-ты, осуществляет связи с А. и др. науч. учреждениями зарубежных стран, разрабатывает вопросы теории и практики архивного строительства и внедрения новейшей техники в А., составляет перспективные планы развития архивного дела в СССР. В состав ГАФ по Положению, утвержденному Советом Министров СССР 13 авг. 1958, входят док-ты органов гос. власти, управления, суда и прокуратуры и всех гос. учреждений, науч. и обществ. орг-ций. Кроме того, в состав ГАФ СССР входят мат-лы всех органов гос. власти и управления, гос. учреждений и орг-ций, существовавших в б. Росс. империи и в период деятельности Врем. пр-ва, а также гос. и частновладельч. учреждений, предприятий и орг-ций (политич., воен., профессиональных, науч. и др.), функционировавших до установления Сов. власти на территории, входящей ныне в состав СССР, и док-ты учреждений, существовавших до образования Росс. империи на терр., входящей ныне в состав СССР. ГАФ включает также док-ты гос., политич. и обществ. деятелей Сов. гос-ва, деятелей науки, техники, лит-ры и иск-ва, а также аналогичные материалы деятелей дореволюц. периода; кино-фоно-фотодокументы, имеющие научно-историч. и культурную ценность; иллюстративные, рукописные, печатные и др. материалы, письм. памятники истории, права, иск-ва, лит-ры и быта народов СССР. В состав ГАФ входят копии док-тов из зарубежных А., сбор к-рых Положением о ГАФ 1958 возложен на ГАУ СССР. Док-ты ГАФ не могут продаваться и покупаться учреждениями, организациями, предприятиями, а также отдельными гражданами. В первые годы проведения централизации архивного дела док-ты ГАФ были разделены по их содержанию на 9 секций: законодательства, верховного управления и внеш. политики; юридическая; военно-морская; нар. просвещения; историко-экономическая; внутр. управления и самоуправления; историко-революционная; печатных изданий офиц. характера; историко-литературная. В 1925 секц. деление ГАФ упразднили и создали сеть центр. и местных гос. A., а также А. текущего делопроизводства при учреждениях. В наст. время док-ты ГАФ СССР хранятся в гос. А. СССР и в А. министерств, ведомств, совнархозов, учреждений, предприятий, ВЦСПС, кооперативных объединений и др. обществ. орг-ций. ГАУ СССР и архивные учреждения союзных республик осуществляют научно-методич. руководство работой А. учреждений. Этим стирается та резкая грань, к-рая в капиталистич. странах разделяет гос. А. и А. текущего делопроизводства - ведомственные А. Комплектование гос. А. происходит в соответствии с законодательством Сов. пр-ва. В 1919 декретом СНК РСФСР "О хранении и уничтожении архивных дел", подписанным В. И. Лениным, было установлено, что законченные произв-ом док-ты хранятся в А. сов. учреждений и предприятий, проф. и кооперативных орг-ций не более 5 лет, после чего они передаются в гос. А. Позже этот срок в А. ряда учреждений был увеличен до 10 лет. По положению о ГАФ 1958 для материалов высших органов гос. власти и органов гос. управления Союза ССР, союзных и авт. республик, Центросоюза, совнархозов и учреждений, орг-ций и предприятий общесоюзного и респ. подчинения установлен 15-летний срок хранения, для материалов краевого, обл. и окружного подчинения - 10 лет, для материалов учреждений гор. и районного подчинения, для машинно-тракторных и ремонтно-технич. станций, совхозов и колхозов - 5 лет. Док-ты по личному составу хранятся в учреждениях 40 лет. Мат-лы киносъемок и звукозаписей находятся в предприятиях до окончания копирования, но не свыше 5 лет. В Центр. отделе актов гражд. состояния и его местных учреждениях док-ты хранятся 75 лет. Право изменения сроков хранения в ведомств. А. предоставлено ГАУ СССР и его респ. и местным учреждениям. А. при учреждениях действуют на основании положений, утвержденных руководителями мин-в, ведомств и совнархозов по согласованию с ГАУ или архивными управлениями (отделами) союзных республик. ГАУ СССР, респ. и местным архивным органам принадлежит право разрешения вопросов о поли-тич., практич. и науч. ценности материалов ГАФ. По положению о ГАФ СССР 1958, док-ты ГАФ СССР хранятся и учитываются по архивным фондам, к-рые делению не подлежат и должны храниться в одном А. Архивный фонд - совокупность док-тов, образовавшихся в результате деятельности учреждения, орг-ции, предприятия или отд. лица. ГАУ СССР непосредственно ведает центральными гос. А. СССР. Ему принадлежит также общее руководство архивными управлениями и отделами союзных республик - центр. гос. А. союзных и авт. республик, А. краев, областей и округов, а также гор. А. с постоянным составом документов. Районные и гор. А. с переменным составом мат-лов состоят в ведении исполкомов районных или гор. Советов депутатов трудящихся. А. с постоянным составом документов и отделы ГАУ СССР, осуществляющие н.-и. работу, законодательством отнесены к числу н.-и. учреждений. Государственные А. СССР. Центр. гос. А. Окт. революции и социалистич. строительства СССР (ЦГАОР) в Москве создан в 1920 по инициативе В. И. Ленина. Пост. СНК РСФСР от 21 сент. 1920 за подписью Ленина была образована Комиссия по собиранию и изучению мат-лов по истории Окт. революции и истории РКП(б) (Истпарт). Тогда же был образован ЦГАОР, сначала как 4-е отделение Гос. А. РСФСР. В него вошли мат-лы секции ГАФ, созданной в апр. 1919 для собирания печатных, рукописных и иллюстративных мат-лов по истории Окт. революции. В 1925 этот А. был преобразован в самостоят. центр. A., а в 1941 переименован в ЦГАОР. В нем хранятся многочисл. док-ты, отражающие деятельность Ленина; фонды съездов Советов, сессий и президиумов ЦИК СССР и ВЦИК, СНК СССР и РСФСР, Совета труда и обороны, Верховных Советов СССР и РСФСР и их президиумов, Союзного Совета и Совета Национальностей, Госплана СССР, Высших советов нар. х-ва СССР и РСФСР, нар. комиссариатов, Гос. комиссии по электрификации России (ГОЭЛРО), революц. трибуналов, Верховного суда и прокуратуры и др. центр. учреждений; Петрогр. и Моск. воен.-революц. к-тов, профессиональных союзов, кооп. учреждений, обществ. орг-ций, науч. учреждений и высших учебных заведений, упраздненных мин-в и ведомств СССР. В ЦГАОР хранятся также фонды высших и центр. органов Врем. пр-ва и Врем. к-та Гос. думы 1917, контрреволюц. правительств, действовавших в период гражд. войны на терр. СССР ("Северного пр-ва", пр-в Колчака, Деникина, Юденича и др.). В послевоен. годы ЦГАОР был пополнен материалами т. н. рус. заграничного ист. А. в Праге. В отделе научно-справочной лит-ры ЦГАОР имеются книги, брошюры, периодич. издания, листовки, плакаты, газеты за первые годы Сов. власти, в него поступает обязат. экземпляр печатных изданий по истории Окт. революции через Книжную палату. Отдел научно-справочной лит-ры - наиболее полное в СССР собрание печатных мат-лов по истории Окт. революции и гражд. войны. В июле 1961 состоялось решение о разделении ЦГАОР на 2 A.: Центр. гос. A. Окт. революции, высших органов гос. власти и органов гос. управления СССР и Центр. гос. А. нар. х-ва СССР. Центр. гос. А. Сов. Армии СССР (ЦГАСА) в Москве возник на базе фондов воен. учреждений, собранных на фронтах гражд. войны "Отделением по сбору ист. мат-лов по боевой деятельности Красной Армии" (образовано в 1919 при Воен. ист. комиссии по изучению опыта 1-й мировой и гражд. войн). В 1921 он вошел в образованную в 1918 для фондов воен. учреждений Воен.-мор. секцию ГАФ, а в 1925 составил Центр. гос. A. Красной Армии, с 1958 - ЦГАСА. В нем сосредоточены фонды управления делами Наркомата по воен. делам, Реввоенсовета республики, Всеросс. коллегии по организации и формированию Красной Армии, штаба Высшего воен. совета, Всеросс. гл. штаба, Всеросс. бюро воен. комиссаров и др. учреждений, руководивших строительством Красной Армии и ее боевыми действиями против интервентов и белогвардейцев в 1918-22. В ЦГАСА собраны также фонды многих войсковых частей и соединений, действовавших в годы гражд. войны; воен.-уч. заведений (академий, училищ и т. п.). Фонды ЦГАСА содержат сведения о В. И. Ленине как об организаторе сов. вооруж. сил, а также много документов об А. А. Андрееве, С. М. Буденном, К. Е. Ворошилове, С. И. Гусеве, М. И. Калинине, С. М. Кирове, В. В. Куйбышеве, А. И. Микояне, А. Ф. Мясникове, Г. К. Орджоникидзе, Н. И. Подвойском, И. В. Сталине, М. В. Фрунзе, Е. А. Щаденко и др. гос. и партийных деятелях, о героях гражд. войны - В. К. Блюхере, Г. И. Котовском, С. Г. Лазо, А. И. Пархоменко, B. И. Чапаеве, Н. А. Щорсе и др. Центр. Гос. А. Военно- Морского Флота СССР (ЦГАВМФ) в Ленинграде сосредоточил фонды учреждений, содержащие осн. источники по истории Воен.-Мор. Флота Сов. гос-ва и дореволюц. России. В архиве имеются отделы фондов дореволюц. воен.-мор. флота и фондов сов. воен.-мор. флота. Наибольшим по объему материалов является отдел фондов дореволюц. воен.-мор. флота, хранящий мат-лы Адмиралтейской коллегии и ее экспедиций и контор, а также все док-ты по более ранней истории рус. флота, собранные в т. н. "Адмиралтейском архиве"; фонды всех департаментов, гл. управлений и канцелярий Морского мин-ва, управлений флотов и флотилий, судостроит. верфей и заводов, воен.-мор. уч. заведений, воен. портов, А. крупнейших рус. флотоводцев, кораблестроителей и др. деятелей воен.-мор. флота. В этом отделе хранятся источники по истории боевых действий рус. флота во всех войнах России начиная с 18 в., а также о флотоводч. иск-ве Ф. Ф. Ушакова, Д. Н. Сенявина, Г. А. Спиридова, М. П. Лазарева, П. С. Нахимова, В. И. Истомина, В. А. Корнилова, С. О. Макарова и др., док-ты о М. В. Ломоносове, Д. И. Менделееве, А. Н. Крылове и др., о географич. экспедициях и исследованиях в 18-19 вв. Камчатки, Берингова прол., Аляски, сев. части Тихого ок. и вост. части Сев. Ледовитого ок., об открытии Антарктиды и т. п. В фондах канцелярии морского министра, Гл. морского военно-судного управления и др. находится много ценных док-тов по истории революц. движения и восстаний во флоте: на броненосце "Потемкин", на крейсере "Очаков" в Севастополе, в Кронштадте, Свеаборге и Владивостоке в 1905-07 и др. По истории сов. Воен.-Мор. Флота имеется большое количество док-тов в фондах Центр. к-та Балт. флота и его воен. отдела, судовых к-тов, Воен.-мор. революц. к-та, Верховной мор. коллегии, гл. комиссара и совета комиссаров Балт. флота, Штаба рабоче-крестьянского флота, Морского ген. штаба, политуправлений и политотделов Балт. и Черноморского флотов и т. д. В этом же А. хранятся фонды морских и речных флотилий, действовавших в годы гражд. войны: Волжско-Камской, Днепровской, Азовской, Северо-Двинской, Западно-Двинской, Амурской и др., содержащие сведения по истории боевых операций Красной Армии и флота против интервентов и белогвардейцев. Центр. гос. Военно-историч. А. СССР (ЦГВИА) в Москве хранит фонды центр. управлений и учреждений по орг-ции вооруж. сил дореволюц. России и руководству воен. действиями рус. армии в войнах начиная с 17 в. и кончая 1-й мировой войной. При образовании ГАФ в 1918 в состав воен.-мор. секции были включены все фонды Моск. отделения общего А. Гл. штаба, Военно-ученого А., мат-лы действующей армии за 1914-18. Большую роль в объединении всех воен. А. и особенно в концентрации источников фондов по истории 1-й мировой войны сыграло подписанное В. И. Лениным 27 марта 1919 пост. СНК РСФСР об охране и передаче в ведение Гл. управления архивным делом всех А. и дел расформированных частей, штабов и управлений прежней постоянной армии, относящихся к периоду войны. В 1925 после упразднения секц. деления ГАФ фонды Моск. отделения воен.-мор. секции образовали Военно-ист. А. РСФСР; с 1941 - Центр. А. СССР. Его состав был пополнен фондами Всеросс. союза городов, Всеросс. земского союза помощи больным и раненым воинам, Центр. военно-пром. к-та, особых совещаний по обороне, топливу, продовольствию и т. д., а также фондами воен. учреждений, находившимися в упраздненном филиале ЦГВИА в Ленинграде. В результате в ЦГВИА собраны все фонды воен. управления в России с 18 в.: Воен. канцелярии, Воен. коллегии, Воен. мин-ва за 19 - нач. 20 вв. и всех его департаментов и гл. управлений, Гл. штаба, Гл. управления ген. штаба, А. штабов воен. округов - Петроградского, Московского, Одесского, Кавказского, Сибирского и др. В А. хранятся осн. источники по истории войн начиная с 17 в., а также личные фонды крупных рус. полководцев и воен. деятелей - А. В. Суворова, П. А. Румянцева, Г. А. Потемкина, М. И. Кутузова и др. Фонды ЦГВИА содержат также много ценных сведений по истории революц. движения в России, в т. ч. о волнениях и восстаниях в царской армии, о восстаниях декабристов, Семеновского полка 1820, о крест. и рабочем движении в 19 в., о событиях революции 1905-07 и др. Центр. гос. ист. А. СССР в Ленинграде (ЦГИАЛ). После упразднения секц. деления Единого гос. архивного фонда (БГАФ) в 30-х гг. были созданы Центр. А. нар. х-ва и Центр. А. внутр. политики, культуры и быта, к-рые в 1941 были объединены в ЦГИАЛ. А. хранит фонды центр. учреждений России 18 - нач. 20 вв. за исключением фондов учреждений Воен.-Мор. Флота, Мин-ва иностр. дел, "Третьего отделения", департамента полиции, штаба отдельного корпуса жандармов. В нем хранятся фонды Гос. совета, Гос. думы, Комитета и Совета Министров, Сената (за 18 - нач. 20 вв.), Синода, собственной канцелярии царя и министерств: юстиции, внутр. дел, финансов, торговли и пром-сти, путей сообщения, почт и телеграфов, земледелия и гос. имуществ, нар. просвещения, двора, гос. контроля; гос. и частных банков, управлений железных дорог, торгово-пром. и с.-х. предприятий, страховых обществ и компаний, науч. и обществ. орг-ций, придворных контор, дворцовых управлений, а также фонды гос. и обществ. деятелей, ученых, артистов. Центр. гос. ист. А. СССР в Москве (ЦГИАМ) хранит фонды центр. и столичных учреждений политич. розыска царского пр-ва, а также гос. и обществ. деятелей России 19-20 вв. Мат-лы учреждений политич. розыска с 1918 входили в состав историко-революц. секции ЕГАФ (Моск. и Петрогр. историко-революц. A.); в 1925 они вместе с фондами б. Мин-ва иностр. дел образовали А. революции и внеш. политики 19-20 вв. На этой основе в 1941 был создан ЦГИАМ, тогда же в него были включены личные А. В 1946 материалы по истории внеш. политики переданы в ведение МИД СССР. В наст. время в ЦГИАМ имеются отделы фондов внутр. политики и личных фондов. В первом хранятся фонды: "Третьего отделения" со всеми его экспедициями и секретными А., штаба отд. корпуса жандармов, канцелярии гл. начальника Верховной распорядит. комиссии, департамента полиции с его делопроизвод-ствами и особым отделом, моск. и петерб. охранных отделений и губ. жандармских управлений; судебно-следств. комиссии и Верховного уголовного суда по делу о восстании декабристов, особого присутствия и 5-го департамента Сената; следств. комиссии 1862 по делам о распространении революц. воззваний и пропаганде и др. Эти фонды содержат много док-тов по истории революц. движения в России: о восстании декабристов, о революц. демократах, о народнич. орг-циях, о первых рабочих орг-циях (Южнороссийском союзе и Северном союзе русских рабочих и др.). В этих же фондах имеются ценные сведения о крест. движении, рабочих волнениях и стачках, первых марксистских кружках, союзах борьбы за освобождение рабочего класса, с.-д. орг-циях, деятельности ЦК РСДРП(б), местных большевистских орг-циях, вооруж. восстаниях во время революции 1905-07 и т. д. В фондах ЦГИАМ много док-тов о революц. деятельности В. И. Ленина, начиная с организации им Петербургского "Союза борьбы за освобождение рабочего класса", а также др. выдающихся деятелей КПСС. В ЦГИАМ собрано также св. 300 личных фондов (революц., гос., политич.

Архивоведение - это научная дисциплина, которая занима­ется изучением и разработкой теоретических, методических и организационных основ архивного дела. Объектом изучения теории и практикиархивного дела являются текстовые доку­менты на бумажной основе, научно-технические, кинофото­документы, звукозаписи, микрофильмы и другие документы на различных документальных носителях, как подлежащие архивному хранению, так и хранящиеся в архивах.

Архивами называются учреждение или структурное подраз­деление организации, осуществляющие хранение, комплек­тование, учет и использование архивных документов; а также совокупность документов, образующихся в результате деятель­ности учреждений, обществ или отдельных лиц.

Различают государственные архивы с постоянным и спере-менным составом документов. Постоянно хранят документы центральные архивы общероссийского значения. Государ­ственные архивы с переменным составом документов - это районные и городские архивы, которым не предоставлено право постоянного хранения материалов; они временно хранят документы, поступающие из учреждений районного (город­ского) звена, сельских учреждений.

Помимо государственных архивов существуют архивы в каждом учреждении, организации. Такие архивы называют­ся ведомственными. Госархив получает дела, обработанные под контролем ведомственного архива. Государственные и ведомственные архивы различаются в правовом положении: госархивы - самостоятельные учреждения; ведомственные архивы в большинстве случаев - структурные подразделения организаций.

2.2. Единица хранения, дело

Классификационные принципы группировки единиц хране­ния. Отдельная группа документов, которые учитываются в архиве под самостоятельным номером, представляет собойединицу хранения. Обычно архивные материалы объединены по тематическому признаку или по видам документов, также это может быть отдельно выделенный документ. Каждая еди­ница хранения являетсяучетно-классификационной единицей в пределах архивного фонда. Группируются единицы хранения с учетом следующих классификационных принципов:

структурный принцип применяется для группировки дел по их принадлежности к структурным подразделениям, в дея­тельности которых они образовались;

хронологический принцип служит для группировки дел с учетом периодов времени (год, месяци т.д.), к которому от­носятся документы;

отраслевой, функциональный, тематический, предметно-вопросный принципы используются для группировки дел в соот­ветствии с отраслями деятельности и функциями фондообра-зователя, по темам или вопросам, отраженным в содержании документов;

номинальный принцип используется для группировки дел по их роду (дела, сборники, книги, журналы и т.д.) и видам документов (приказы, протоколыи т.д.);

корреспондентский принцип служит для группировки дел по названиям учреждений или лицам, в результате переписки с которыми были заведены эти дела;

географический принцип употребляется для группировки дел по определенным территориям, с которыми связаны авто­ры, корреспонденты или содержание документов.

Дело как единица хранения. Как правило, единицей хране­ний является дело. Если оно состоит из нескольких частей, то каждая из них представляет собой единицу хранения.

Дело - это обособленная, связанная по содержанию со­вокупность документов учреждений, предприятий, органи­заций. Дела относятся к одному вопросу, событию, объекту и объединены единым процессом делопроизводства.Описание дел предполагает выявление и письменное обозначение на их обложках следующих обязательных характеристик: 1) название организации и ее структурной части; 2) индекс дела по но­менклатуре; 3) заголовокдела; 4) крайние даты; 5) количество листов; 6) срок хранения; 7) архивный шифр. Эти характери­стики в совокупности составляют элемент информации о деле, являющейсяописью.

Характеристики дел, отличающихся от основного состава фонда по языку, способу воспроизведения, материалудополня-ются характеристиками с указанием этих особенностей. Дела, имеющие особо ценные документы, при их описании сопро­вождаются аннотацией, а также сведениями о подлинности, степени полноты и способе воспроизведения этих документов. При описании многотомных дел вводится характеристика, указывающая номер тома.

Отдельные структурные элементы описи дела. Состав и форма изложения информационных характеристик при описании дел с учетом дифференцированного подхода к описанию зависят от категории описываемых документов.

Название учреждения определяет фондовую принадлежность дела. Оно пишется в виде полного и в скобках официально при­нятого сокращенного наименования. Полное наименование учреждения пишется с указанием вышестоящего ведомства, в систему которого данное учреждение входит. Если название учреждения менялось, то на обложке указываются все наиме­нования, которые учреждение имело в период, отраженный в документах дела. В случае, когда дело было заведено в одном учреждении, а закончено в другом, на обложку выносится наи­менование последнего учреждения, так как именно к его фонду следует относить данное дело. Название первого учреждения, если оно зафиксировано на обложке., не зачеркивается.

Вслед за названием учреждения указывается название струк­турной части, к которой относится данное дело. Обозначение этой характеристики обеспечивает быструю классификацию дел в пределах фонда. Если название структурной части ме­нялось, то при обозначении этой характеристики следует по­ступать так же, как при описании названия фонда.

Индекс дела представляет собой условное (цифровое, бук­венное или смешанное) обозначение порядкового номера дела по номенклатуре и структурного подразделения учреждения, к которому относится дело в соответствии с классификацией дел в учреждении. Индексы дел отражают систему организации документов в делопроизводстве. При описании дел в государ­ственных архивах индексы дел, проставленные в делопроиз­водстве, сохраняются, так как облегчают систематизацию, показывают степень сохранности, полноты материалов фонда, способствуют ускорению поиска документов.

Архивный шифр дела определяется на основании описи и пред­ставляет собой совокупность сведений о его местонахождении: сокращенное обозначение архива, номера фонда, описи, дела. Архивный шифр является «адресом» каждого дела, его поис­ковым образом, на который даются ссылки при использовании архивных материалов. При использовании документов в печати, вьиаче справок, копий и выписей, а также при выделении не подлежащих хранению документов к уничтожению все ссылки даются на архивный шифр дела, в необходимых случаях в состав ссылочных данных включаются и номера листов дела.

Архивный шифр, состоящий из сокращенного обозначения названия архива, в котором хранится дело, номера фонда, но­мера описи и порядкового номера дела по описи, указывается на обложке дела. Как правило, архивный шифр проставляется на обложке в специальном штампе, изготовляемом типограф­ским способом, или штемпелем.

Датировка. Внутри дела документы должны быть рас­положены таким образом, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. Поэтому документы располагаются в хронологическом порядке:входя­щие - по датам их поступления, копииисходящих - по датам их составления (отправления) или по алфавиту авторов и кор­респондентов. Начальная и конечная даты дела называются егокрайними датами, которые могут исчисляться и одним днем, и рядом лет.

Точность датировки зависит от категории фонда и инфор­мационных потребностей, предъявляемых к данному делу. Для распорядительной документации (приказов, протоколов) фондов первой и второй категорий, а также в заголовках, пред­ставляющих собой «дела», рекомендуется указание полной датировки (года, месяца и числа). Такие дела, как «материалы», «переписка» и др., заводимые по номенклатуре дел ежегодно, могут быть датированы лишь годом. Однако, если дело состоит из нескольких томов (частей), на обложке следует указывать даты начала и окончания каждого тома. Отдельные документы или дела, для которых точная датировка имеет особое инфор­мационное значение (доклады, листовки), также обозначаются точными датами. Датировка в делах фондов третьей категории, как правило, может быть ограничена годом. Для планов, от­четов и других документов, которые датируются в заголовках, даты их составления на обложках дел не указываются. Если в деле имеются документы-приложения за более ранние годы, это оговаривается с новой строки после даты: «Имеются до­кументы за... год».

За основу датировки берутся дата составления (для отпус­ка исходящего документа) и дата получения (для входящего документа). Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Стиль, по которому дело было датировано, не изменяется.

При невозможности точного определения даты приблизи­тельные даты заключаются в квадратные скобки с указанием пределов точности: [не ранее 1927 г.]. При невозможности определения дат на обложке делается соответствующая ого­ворка: «без даты».

Элементы заголовка дела. Дело всегда имеетзаголовок, ко­торый четко и в обобщенной форме должен отражать основное содержание и состав документов дела. При описании доку­ментов в государственных архивах заголовки, составленные в делопроизводстве, уточняются. Если в заголовках неточно или неполно изложены отдельные элементы, то они составляются заново. Основой для составления заголовков дел в делопро­изводстве учреждений, организаций и предприятий служат наименования вложений.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Если дело будет состоять из нескольких томов и частей, то со­ставляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Заголовок дела обязательно вносится в опись. Он фиксиру­ется в том виде, как написан на обложке дела, без изменений и сокращений. При внесении в опись подряд нескольких дел с одинаковыми или типовыми заголовками полностью пишется только заголовок первого дела, остальные обозначаются сло­вами «то же». При наличии характеристик, присущих только данному делу, они вносятся в опись полностью после слов «то же». Если в деле естьаннотация, то она вносится в ту же гра­фу описи, что и заголовок, но с новой строки, с отступом от левого края графы на 2-3 см. Так же указываются и внешние особенности дела:

обозначение автора предоставляет возможность уяснить подлинный смысл и степень достоверности фактов, изложен­ных в документах дела; корреспондент илиадресат в составе элементов заголовка указывает на те организации и лица, с которыми был связан фондообразователь своей деятельностью;

предмет (вопрос, факт, явление, событие) отражает со­держание документов, освещаемых в деле. В составе заголовка этот элемент имеет особо важное значение и должен быть точно и ясно сформулирован;

географический элемент в составе заголовка показывает территориальные связи фондообразователя. Причем обозначе­ние местности (территории) в деле может относиться к указа­нию местонахождения как авторов документов, так и адресатов и корреспондентов. Кроме того, оно может показывать место событий, отраженных в содержании документов дела;

хронологический элемент (даты начала и окончания дела) обеспечивает возможность поиска документов за конкретный период, способствует классификации дел по хронологическому признаку, облегчает раскрытие исторических связей между со­бытиями и фактами, отраженными в документах дела.

формальные признаки документа содержат указание о подлинности, степени полноты, способе воспроизведения, внешних и других особенностях документов дела.

При описании дела, состоящего из одного документа, его заголовок может быть ограничен обозначением вида (разно­видности) документа, его автора, содержания и в некоторых случаях даты. При этом обозначение учреждения - авторадо-кумента необходимо в заголовке, если документ получен из дру­гого учреждения, и опускается, если описываются документы, созданные в данном учреждении. В заголовке дела, состоящего издокумента внешнего обращения, помимо названных данных указывается адресат. При описании дел, состоящих измногих документов, в заголовках в обобщенном виде должны быть обозначены состав этихдокументов и их содержание. При этом обозначение составадокументов не должно заключаться в пере­числении их разновидностей, а обозначение содержания - в перечислении предметов, о которых говорится в тех или иных документах. Главное внимание должно быть обращено на со­ставление суммированной (обобщенной) характеристики со­става документов и предметов, подвергшихся документирова­нию, которая бы ярко и ясно отражала функции и направления деятельности учреждения-фондообразователя.

Обозначение состава документов дела достигается путем указания рода или разновидностей его документов. Родо­вое понятие«материалы» применяется в тех случаях, когда описываемое дело состоит из документов различных разновидностей, относящихся к одному вопросу, но не связанных между собой последовательностью делопроизводства. Понятие«дело» применяется главным образом в отношении судебных, следственных и личных (персональных) дел. Родовое понятие«переписка» применяется к комплексу документов-запросов и документов-ответов, который возник в результате обмена информацией между учреждениями или лицами по определен­ному кругу вопросов. При описании «переписки» в заголовке дела помимо рода указываются корреспонденты и вопросы его содержания.

Многие функции, направления и участки деятельности учреждении (управление, учет, планирование) документируют­ся путем создания твердо установившихся, стабильных видов и разновидностей документов (приказов, распоряжений, планов, отчетов, инструкций и др.). Так, документы-приказы отражают распорядительные действия руководителя учреждения, доку­менты-протоколы - работу и решения коллегиальных органов. Эти документы объединяются в делопроизводстве в дела по их разновидностям. Обозначение разновидности документов во множественном числе будет одновременно и обозначением рода дела. Описание дела, состоящего из документов одной разновидности, совпадает с описанием одного документа. При описании в заголовке документа распорядительного иликолле­гиального характера (приказы, протоколы) указываются номера этих документов, их авторы, период времени, к которому они относятся, подлинность или копийность документов. Содержа­ние такого рода документов, как правило, не раскрывается, так как оно касается многих вопросов. Содержание не раскрывается и в том случае, если обозначение состава документов дела в за­головке дает обобщенную информацию о его содержании.

Описание документов в заголовке не исчерпывается обо­значением рода дела или разновидности документов, автора документов и времени создания, а требует самостоятельного обозначения предметов их содержания, которое может быть обозначено путем наименования действий, явлений, фактов, событий, лиц, географических наименований, о которых идет речь в тексте документов. К обозначению в заголовках пред­метов необходим дифференцированный подход в зависимости от категории фондов. Так, для уникальных и особо ценных документов отмечаетсяспособ воспроизведения, если это име­ет существенное значение для обозначения их содержания (автограф выдающегося лица, гектографированная подполь­ная листовка и т. д.). К внешним особенностям документов и дел относятся особый материал обложки или переплета, наличие украшений, особый писчий материал, язык доку­ментов (отличный от языка, на котором написаны остальные документы фонда), оригинальные печати, миниатюры. Все эти особенности при описании уникальных и особо ценных документов обозначаются после заголовка, с новой строки, а при аннотировании - после аннотации. На обложке ниже заголовка аннотации указываются дата (год) образования ее в делопроизводстве или крайние даты документов дела. Точность датировки зависит от категории фонда и информационных потребностей, предъявляемых к данному делу.

Количество листов и срок хранения дела. Учет состава дел ведется путем нумерации листов и имеет важное значение, поскольку обеспечивает сохранность отдельных документов внутри дела. В архивной практике установился твердый по­рядок проведения нумерации листов, обеспечивающий учет и сохранность не только отдельных документов, но икаждого листа документа, поступающего в государственный архив. За датой на обложке дела с новой строки указывается количество его листов (например, «на 118 листах»). Обозначение коли­чества листов необходимо в целях контроля и обеспечения сохранности документов дела.

Нумерация листов проводится черным графитным каранда­шом или нумератором в правом верхнем углу листа, не задевая текста. Обороты листов не нумеруются, имеется в виду, что при ссылке на оборотные стороны листа документа будет простав­ляться номер листа с добавлением букв «об.». Если проводится перенумерация листов дела, то старый номер листа зачеркива­ется косой чертой, но так, чтобы его можно было прочитать.

Не разрешается нумерация листов цветными карандашами, поскольку они неустойчивы при хранении, а при проведении микрофильмирования или фотографирования документа над­пись цветным карандашом не всегда пропечатывается.

В конце каждого дела на отдельном чистом листе делает­ся заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов, а также оговариваются особенности нумерации листов и физического состояния документов дела.

Ниже количества листов для дел временного хранения указывается срок хранения, а для дел постоянного хранения пишется:«хранить постоянно».

Внутренняя опись дел. К наиболее ценным делам составляет­сявнутренняя опись. В ней перечисляются все документы, входя­щие и состав дела; указываются номера (индексы) документов, ихсодержание, даты, адресаты или авторы документов, номера листов. Внутренняя опись заверяется ее составителем. Листы внутренней описи нумеруютсяособой нумерацией. Количество листов обозначается в заверительной надписи после общего количества листов.

Архивация, или сжатие файлов, представляет собой специальный процесс, предусматривающий снижение объема свободного места на накопителе, которое занимает файл. На сегодняшний день существует достаточно большое разнообразие специальных утилит для сжатия данных. Однако многие даже не понимают, что представляет собой архив. Что такое архив и архивирование, мы рассмотрим в этой статье.

Сразу стоит отметить, что речь в статье идет о компьютерных архивах, а не о ведомственных или каких-либо других. Ведомственный архив - это тема для отдельной статьи, так как он не имеет ничего общего с виртуальным.

Что такое архив?

Многие люди даже не знают, какими преимуществами отличается рассматриваемый процесс. Для тех, кого задается вопросом: «Архив - что такое и зачем он нужен?» - существует достаточно простое пояснение.

Архив представляет собой своеобразный аналог папки, в которой хранится несколько файлов. Однако для того, чтобы открыть эти файлы или же скопировать их в какую-либо другую папку, изначально нужно провести разархивацию. На что уходит иногда достаточно большое количество времени. Стоит отметить, что время, которое требуется для того, чтобы извлечь файлы из определенного архива, непосредственно зависит от того, как именно осуществляется деархивирование, насколько мощный компьютер, а также файлы какого объема будут извлекаться.

Зачем архивируют?

Увеличение доступного объема данных - вот главное предназначение, которое заключает в себе архив. Что такое объем данных и насколько он важен для современных пользователей, вряд ли нужно кому-то объяснять. Ведь даже постоянное развитие современных накопителей и всевозможных не позволяет удовлетворить потребности многих людей.

Второе предназначение архива - это упрощение На сегодняшний день далеко не у всех интернет имеет достаточно высокую скорость для быстрой передачи файлов, поэтому их объем играет большое значение. Учитывая то, что в преимущественном большинстве случаев информация закачивается через специализированные файлообменники, на транслирование файлов с одного компьютера на другой уходит двойное время. Сначала для загрузки на обменник, а потом уже для скачивания непосредственно на компьютер пользователя.

Именно поэтому гораздо проще передавать файлы, предварительно помещая их в стандартный архив. Что такое архив, уже говорилось выше.

Как ахривировать?

На сегодняшний день нет никаких сложностей в том, чтобы найти специализированные архиваторы, каждый из которых отличается своим набором возможностей. Некоторые включают в себя только базовые функции, в то время как другие предоставляют больше возможностей, включая проверку файлов на всевозможные вирусы или же возможность просматривать информацию различного типа, не извлекая ее из архива. Стоит отметить, что достаточно большое количество программ предлагает пользователю выбрать определенный коэффициент сжатия, формируя так называемые самораспаковывающиеся архивы.

Наиболее распространенными вариантами архивов на сегодняшний день принято считать такие, как Zip и RAR. Такие архиваторы изначально устанавливаются практически на все компьютеры и при этом активно развиваются.

Извлечение данных и их архивирование

У пользователя есть возможность полностью самостоятельно выбрать имя для своего будущего архива, а также определить, какое лучше использовать расширение и способ сжатия. В архиве находится определенный ряд файлов и различных папок, а для распаковки нужно будет просто указать путь к той папке, в которую будет осуществляться извлечение. Как говорилось выше, в некоторых современных программах предусматривается возможность предварительного просмотра определенных файлов в режиме «Только для чтения».

В последнее время широким распространением пользуется такая специализированная функция, как создание самораспаковывающихся архивов. Самораспаковывающийся файл-архив - это специализированный тип, который позволяет извлекать файлы без использования каких-либо дополнительных утилит. Ведь на сегодняшний день далеко не на всех компьютерах устанавливаются архиваторы, поэтому нужно как-то обеспечивать возможность извлечения информации таким пользователям. Сам по себе такой вариант представляет собой стандартный файл.exe, который включает в себя непосредственно зашифрованные данные, а также специальный инсталляционный модуль.

Как восстанавливать архивы после их повреждения?

Архив документов - это далеко не самый безопасный вариант хранения большого Так как вследствие тех или иных причин может произойти такая ситуация, что он повредится и извлечь из него файлы будет невозможно. В преимущественном большинстве случаев подобные проблемы возникают вследствие того, что в процессе скачивания архива у пользователя исчезло соединение или же архив повредился из-за воздействия на него стандартной вирусной программы.

Современные разработчики смогли выйти из такой ситуации, использовав специальную функцию «Оставить на диске поврежденные файлы», а также еще одну дополнительную функцию - «Добавить информацию для восстановления». Таким образом, можно значительно увеличить шансы на то, что в конечном итоге распаковка архива окажется удачной и у пользователя появится возможность использовать необходимые ему данные.

Как защититься от несанкционированного доступа?

Еще одной полезной и достаточно популярной функцией является использование паролей, которые позволяют защитить архив от посторонних глаз, исключая возможность его просмотра. При этом не будет возможности также распаковать его, обеспечивая эффективную защиту конфиденциальной и коммерческой информации. Таким образом, вы можете архивировать определенные данные не только для того, чтобы уменьшить их объем или же упростить транспортировку, но еще и чтобы скрыть их от чужих глаз. Особенно рекомендуется делать это тем людям, которые хранят важную на рабочем компьютере, когда есть риск того, что кто-то другой может увидеть ее.

Непрерывный архив

Помимо всего прочего, отдельное внимание следует уделить такому типу, как непрерывный архив. Непрерывный архив в компьютере - это набор файлов, которые представляют собой последовательный поток информации. В таком случае на порядок увеличивается Но при этом обновление, а также последующая распаковка архива осуществляются в течении более длительного времени. И нужно правильно понимать, что если один из файлов в таком архиве получит какие-либо повреждения, то в таком случае уже не будет возможности восстановления информации. Именно по этой причине лучше всего архивировать таким образом, чтобы информацию в конечном итоге можно было восстановить.

Таким образом, непрерывное архивирование редко используется современными компаниями. Архив организации - это в первую очередь безопасное хранилище информации, которое будет защищено от случайного удаления, а также посторонних глаз, поэтому использовать в данной роли непрерывный архив, который может в конечном итоге полностью уничтожить файлы, - далеко не самый лучший вариант.